Programme de gestion
des relevés BMS informatisés
version Excel 97, 2000, Xp

Jean-Louis MEJECAZE Le 07/11/2004

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Sommaire

Démarrage rapide du programme (ou si vous ne voulez pas trop vous casser la tête)

Le relevé : *

  • Description des modèles de relevés *
  • Le contrôle et la mise en forme du relevé *
    •

    Principe de la gestion des relevés : *

  • Choix de la visualisation par butineur plutôt que par base de données *
  • Caractéristiques, capacité, matériel et logiciel nécessaire *
    •

    Architecture des répertoires et programmes : *

    Explication du fonctionnement du programme : *

  • La partie Excel : *
  • Création d’une paroisse *
  • Ajout d’un relevé *
  • Suppression d’un relevé *
  • Suppression d’une paroisse *
    •

    La partie HTML : *

  • Génération d’une paroisse ayant un seul type de relevé *
  • Génération d’une paroisse ayant plusieurs types de relevé *
  • La page de présentation de la commune *
  • Génération du menu de la paroisse *
  • Génération de l’index des communes *
  • Génération des index patronymiques et patronymiques des mères *
  • Génération de la liste simplifiée des patronymes *
    •

    • L’archivage et la publication des données générées *

    Quelques conseils supplémentaires *

    Installation et lancement du programme *

  • Le relevé :

    Description des modèles de relevés

    Le groupe informatique du CGD a défini en juin 1998 des modèles de relevés afin de standardiser un format de relevé, qui s’approche de ce qui était relevé sur papier jusque là. Les logiciels choisis pour ces modèles sont de préférence Excel ou Works, mais ce n’est pas limitatif, l’important étant de permettre à un plus grand nombre d’effectuer les relevés. Au final, les relevés effectués seront transférés sous Excel, l’important est de s’assurer que le passage d’une application à une autre s’effectue sans problème (des relevés ont été effectués avec Word). Le fichier "Explications pour les relevés.rtf" présente les différents champs des relevés, et la manière de les remplir.

    Le contrôle et la mise en forme du relevé

    Le contrôle et la mise en forme sont nécessaires afin de générer correctement les fichiers servant à la création des pages HTML.

    Le fichier "Ctrfeuil_2004.xls" contient les différentes macros qui seront utilisées pour valider les différents types de relevés. En premier, il faut ouvrir le fichier "Ctrfeuil_2004.xls" (qui se trouve dans le répertoire XLS), ensuite ouvrir le fichier à vérifier. Ce fichier doit contenir au minimum une feuille pour un type de relevé. Le nom de la feuille ne doit pas avoir été modifié par rapport au modèle défini par le C.G.D., sinon le programme s’arrête sur une erreur. Dans le menu Outils, une liste d’utilitaires est ajoutée permettant les contrôles de chaque type de relevés. Par exemple pour un relevé de mariage, on choisira "Contrôle feuille Mariages". Si aucun paramétrage de départ n'est modifié, le programme efface les espaces inutiles et met en forme les titres.

    Ensuite, le programme effectue un contrôle des noms. Les noms sont forcés en majuscule automatiquement. Aucune case vide n’est acceptée sur les noms époux ou épouse, si un vide est détecté, on remplace par un " ? ". De même, pour tout patronyme commençant par un caractère non valide (allant de A à Z), on demande de corriger le patronyme (souvent les releveurs mettent le nom entre parenthèses lors d’un doute, ceci n’est pas accepté par le programme). Seul le caractère " ? " est autorisé comme premier caractère en dehors des lettres A à Z. Les caractères majuscules accentués ne sont pas acceptés non plus (uniquement en temps que première lettre. Le contrôle des noms est également fait sur la particule. La décision a été prise de passer les particules DE et DE LA derrière le nom, entre parenthèses. Les autres particules ne sont pas touchées. J’attire l’attention sur les titres pouvant parfois précéder le nom (Sr, Me, Delle, …), il faut veiller manuellement à les passer derrière les prénoms. La présence d’un titre derrière le nom crée un patronyme supplémentaire, par exemple DURAND et DURAND (Sr) font 2 patronymes, alors que si le titre est mis sur une autre colonne, on n’en a qu’un.

    Le programme contrôle ensuite la validité des noms des mères, (on accepte les cases vides), puis passe les prénoms avec la première lettre de chaque prénom en majuscule, le reste en minuscule.

    Ensuite, le programme transforme les D des colonnes décès des parents en " + ", puis effectue un contrôle sur les dates. Le choix de demander aux releveurs de mettre un D est dû à la difficulté que l’on peut rencontrer avec Excel si on met un " + " tout seul et que l’on se déplace avec les flèches, on obtient l’ajout de la cellule suivante.

    Les dates sont valides si elles sont sous la forme JJ/MM/AAAA ou J/M/AAAA. Les jours peuvent être entre 0 et 31, les mois entre 0 et 12, les années entre 15 et l’année système en cours pour les dates grégoriennes. Les caractères " ? " ne sont pas permis, de même que les abréviations CA et autres. Les cellules vides sont autorisées, mais attention pour les années, un tri final étant effectué sur les dates, cela risque de fausser le relevé. Il vaut mieux mettre une année logique (date absente entre 2 relevés de 1750 donc logiquement 1750) et préciser cette modification dans la colonne observation. Les dates républicaines sont converties au format grégorien, la date républicaine étant reportée automatiquement en colonne observation. Pour les dates républicaines, les jours doivent être compris entre 0 et 31 (ou vide), les mois REPUblicains sur 4 premières lettres (et COMP pour les jours complémentaires), les années soit au format chiffre (de 1 à 15) ou bien au format " an 1 " à " an 15 " (l’espace entre an et le chiffre n’est pas obligatoire), soit " an I " à " an XV ".

    Un dernier contrôle vérifie qu’il n’y a pas de trou dans la numérotation de la première colonne.

    Un tri automatique est effectué sur les dates (An, mois, jour). Ce tri permet souvent de déceler les erreurs de frappe sur les années (7148 au lieu de 1748 par exemple), il est donc souvent utile de vérifier les dates sur les premières et les dernières lignes du relevé. Le programme affiche les trous dans les années, permettant de déceler soit des erreurs, soit des lacunes dans le relevé.

  • Principe de la gestion des relevés :

    Choix de la visualisation par butineur plutôt que par base de données

    Le développement pour une base de donnée impliquait un outil suffisamment performant compte tenu de la capacité que les données risquent d’atteindre. Un rapide calcul nous a amené à estimer à environ 1 million le nombre d’actes à informatiser (en fait, en 2004, nous en sommes à 1,6 million). Les outils pour ces capacités ne sont plus de l’ordre du grand public, donc demandent une connaissance pointue et un investissement financier non négligeable lors de l’achat.

    Le développement tel que je l’ai envisagé entraîne une multitude de fichiers, et a l’inconvénient de ne pas permettre la recherche sur plusieurs critères comme dans une base de données. Mais la capacité actuelle des disques durs n’est pas une limite, et j’ai essayé de faciliter l’accès à un patronyme au maximum. D’autre part, la visualisation sur un butineur a l’avantage de faire appel à des logiciels gratuits, et dont on peut programmer assez facilement le format de fichier (le HTML est simplement du texte agrémenté de quelques balises). Ce type de logiciel nécessite néanmoins de fractionner les relevés, j’ai estimé que 150 actes de mariages ou 200 baptêmes ou décès par fichier étaient un chiffre correct. Le programme laisse le soin à l’utilisateur de définir lui-même ses coupures. Attention toutefois de ne pas atteindre des temps de chargement trop important, les tableaux en HTML sont relativement lourds à charger. J’ai également eu la désagréable surprise de constater que Netscape ne gérait pas correctement les signets à l’intérieur d’un tableau, ce qui ne permet pas son utilisation. D’autres logiciels existent, mais ne sont pas tous gratuits. Donc, l’utilisation de IE est pratiquement obligatoire actuellement, mais Opéra fonctionne correctement également.

    A partir des relevés informatisés par nos adhérents, des macros sous EXCEL génèrent les différents fichiers EXCEL permettant ensuite, toujours à l’aide de macros, de générer les fichiers HTML. On peut soit consulter une commune donnée, à partir d’un index des communes, soit rechercher un patronyme, l’index donnant ensuite les différentes communes où ce patronyme est trouvé. Par commune, on a accès soit directement à l’ensemble des relevés, soit à un index des patronymes de cette commune, soit à l’index des patronymes des mères de cette commune.

    Caractéristiques, capacité, matériel et logiciel nécessaire

    Je ne peux définir de capacité maximale facilement. Les limites sont celles d’Excel. Le programme est limité par le nombre de lignes d’une feuille, soit 65536 sous Excel 97 et ultérieur. Ce nombre de ligne peut être atteint soit pour une lettre de l’index patronymique, soit pour la feuille destinée à l’impression (optionnelle). Sur cette feuille, chaque acte prend trois lignes, ce qui donne qu’un relevé comportant 21846 actes dépassera les capacités d’Excel. Ce nombre d’actes étant pour un seul type de relevé. Je ne connais pas la taille maximale que peut faire un fichier EXCEL, actuellement, le fichier INDEXNOM.XLS fait 29 Mo pour 400 000 actes et ne pose pas de problème actuellement.

    D’un point de vue matériel, il faut avoir au minimum 1 Go de disque dur libre si vous espérez avoir un nombre relativement important de relevés (200000 actes), un PC équipé de 64 Mo de mémoire avec au minimum un processeur Pentium 200 si vous ne voulez pas atteindre des temps de traitement trop élevés. J’utilise un Pentium III 700 avec 512 Mo de mémoire. Le logiciel nécessaire, outre le système d’exploitation Windows, est Excel 97. Le logiciel Works vous sera utile si vous fournissez les modèles sous ce logiciel. Internet Explorer est bine évidemment nécessaire.

  • Architecture des répertoires et programmes :

    Description de l’architecture des répertoires

    Le programme est prévu au départ avec un certain nombre de fichiers et de dossiers créés. Il ne les génère pas tout seul.

    Les répertoires : Le répertoire à la racine du disque dur peut avoir n’importe quel nom. Dans ce répertoire, on trouve deux sous-répertoires, cgd_html et XLS. Si vous modifiez ces noms, il faut aussi modifier le programme, alors évitez. Le répertoire racine s'appelle initialement releve2004.

    Le répertoire XLS contient 3 répertoires et 5 fichiers :

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    Le répertoire cgd_html contient 5 répertoires et 6 fichiers (attention à la casse des noms, tout avoir en minuscule) :

    Sous le répertoire racine releve2004 se trouve le fichier index.htm, c'est le fichier d’accueil qui va pointer vers les différents fichiers du répertoire cgd_html (et vice-versa), ce nom n’est pas modifiable, à moins de toucher au programme.
  •  
  • Contenu des répertoires lors du démarrage du programme

    Hormis les fichiers indiqués ci-dessus, dont la taille au départ est assez faible, le fichier XXX_NOM.XLS est nécessaire. Ce fichier se trouve dans le répertoire COMMUNES, sous le répertoire XLS. Il n’existe aucun fichier .HTM au départ, ceux-ci seront créés avec la première paroisse

    Contenu des répertoires en cours d’exploitation

    Seule la taille des fichiers communs et le nombre des fichiers par paroisse va augmenter. Pour indication, avec 150 paroisses et 120000 actes, le répertoire XLS fait 250 Mo, le répertoire cgd_html fait 160 Mo environ.

    •
  • Explication du fonctionnement du programme :

    La génération d’une commune se fait en quatre étapes, après la partie de contrôle du fichier de départ. La génération des fichiers Excel, la génération des fichiers HTML de la commune, la génération de l’index des patronymes, et enfin la génération de la liste simplifiée des patronymes.

    Le programme est contenu dans le fichier Donnees version 10-2004.xls. Trois boutons permettent de lancer les trois premières phases décrites ci-dessus.

    La partie Excel :

    Il faut au départ définir au minimum un des cinq paramètres de l'onglet Options contenu dans le fichier Donnees version 10-2004.xls, à savoir le chemin du répertoire de base, défini par défaut en C:\releve2004. Vous pouvez également définir les lettres représentant le sigle de votre association, son nom complet, ainsi que la longueur par défaut des fichiers HTML, et positionner l'option d'impression (ne pas les faire accélère le traitement, mais on ne profite pas d'un format imprimable en A4 par la suite.

    En cliquant sur " Nouveau travail ", on lance la première partie du programme. Le programme demande si le chemin proposé est effectivement le bon. Le chemin initial est renseigné sur l'onglet "Options" dans la cellule "B5". Cette cellule doit contenir le nom de lecteur et le chemin du répertoire XLS (par défaut C:\releve2004). On peut modifier ce chemin dans la boîte de dialogue.

    Après avoir validé le chemin, on obtient un menu permettant :

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  • Création d’une paroisse
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    Par paroisse, il faut comprendre la partie d’une commune. Ce peut être une commune entière, ou une des x paroisses de la commune. Cela peut être aussi un moyen de différencier certains relevés (un même nom de commune mais avec l’extension Catholiques pour l’un et Protestants pour l’autre). On peut aussi couper une trop grosse ville en nommant par exemple Grenoble1, Grenoble2, etc., mais attention de mettre un nom assez expressif. Le nom de la paroisse sera écrit de préférence en majuscule, avec l’article entre parenthèses derrière le nom. S’il y a un espace dans les 4 premières lettres, automatiquement le programme remplace les espaces par un " _ " (ST JEAN DE VAUX est remplacé par ST_JEAN DE VAUX). Le programme après avoir demandé le nom de la paroisse, demande le code INSEE (code du département + 3 chiffres), puis le code postal, le nom du chef lieu de canton, et le nom de la commune. Ce nom peut être le même que le nom de la paroisse, c’est d’ailleurs celui-ci qui est proposé par défaut dans la boîte de dialogue. Si le nom de la paroisse et le code INSEE existent déjà, le programme signale cette anomalie. Le programme propose ensuite un nom de fichier de présentation de la commune. Par défaut le nom est present.htm. Ce fichier sera généré automatiquement par la suite, il comporte les indications de codes INSEE et postal, ainsi que les noms des personnes ayant effectués le dépouillement et l'informatisation.

    Le programme vous demande ensuite le type de relevé. La réponse est obligatoirement une des lettres suivantes : B, M, S, C, T pour Baptêmes, Mariages, Sépultures, Contrats de mariages et Testaments. Ensuite le programme demande de renseigner le nom de la personne ayant effectué le dépouillement, et le nom de la personne qui a effectué l'informatisation, ce nom apparaîtra sur la page de présentation. Ensuite il faut indiquer le fichier de départ. J’ai pour ma part créé un répertoire DEPART sous le répertoire XLS, et je place à l’intérieur les fichiers fournis par les releveurs lorsqu’ils ont été contrôlés. Après sélection du bon fichier, une confirmation est demandée, puis le programme, après avoir renseigné la feuille Données, comptabilise le nombre d’actes et vous propose de déterminer un nombre de lignes par fichier. Ce nombre détermine le nombre de feuilles générées, et surtout la durée de chargement du fichier contenant les relevés en HTML. Comme dit plus haut, je conseille 150 pour les mariages, et 200 pour baptêmes ou décès (les contrats de mariages sont identiques au mariage, les testaments sont identiques aux décès, je ne parle donc pas de ces deux types qui sont implicites pour moi). En fonction du choix de lignes, le programme vous informe du nombre de coupures et propose un ajustement automatique du nombre de lignes. Cet ajustement automatique est basé sur les années. Le programme cherche le plus proche changement d’année, et donne le nombre de lignes, en indiquant également le nombre de lignes du prochain changement d’année. Les fichiers consultés par commune auront ainsi des périodes mieux délimitées. Il faut veiller que le nombre de lignes ne soit pas trop écarté par rapport au choix de départ, sinon le dernier fichier aura un nombre de lignes trop important. Lors de la présentation du dernier fichier à générer, le programme demande si le nombre de lignes de ce dernier fichier est correct, si on répond non, on recommence la définition du nombre de lignes.

    Le nom des fichiers générés obéit aux critères suivant :

  • La première partie du fichier est constituée des 4 premières lettres de la paroisse. Si un nom identique existe, on remplace la dernière lettre par un chiffre. Ce chiffre est incrémenté autant que nécessaire, dans la limite de 999. On peut donc trouver pour x paroisses ST JEAN de quelque chose des ST_J, ST_1, ST_2, jusqu’à S999. Ce mnémonique est en colonne B de la feuille Données. On trouve ensuite différentes possibilités. Les fichiers contenus dans les répertoires ORIGINE et FINAUX ont ensuite un séparateur " _ ", puis le type de relevé (B, M, S, C, T), un autre séparateur " _ ", puis la lettre O pour les fichiers origine, la lettre F pour les finaux. Pour les fichiers contenus dans le répertoire COMMUNES, on trouve l’extension " _NOM " pour le fichier patronymique de la commune, et l’extension " _MER " pour le fichier patronymique des mères de la commune. Pour la paroisse ST_JEAN, et pour un mariage, on a donc ST_J_M_O.XLS, ST_J_M_F.XLS, ST_J_NOM.XLS et ST_J_MER.XLS qui sont générés.
    •

    Le programme génère ensuite les éléments suivants : en premier lieu, il crée un fichier sauvé dans le répertoire ORIGINE. Comparé au fichier de départ, ce fichier contient uniquement la feuille du type de relevé concerné. Son utilité est uniquement d'avoir une sauvegarde. Le fichier final est généré et sauvé dans le répertoire FINAL. Ce fichier contient la feuille de départ, sur laquelle sont rajoutées deux références par ligne. La première référence est composée du nom court de la commune (les 4 lettres), suivi d’un séparateur " _ ", puis de la lettre indiquant le type de relevé, et le numéro du fichier en fonction de la ligne de l’acte. Si on a définit 150 lignes pour le premier fichier, la référence sera ST_J_M1, puis à partir de la 151 ce sera ST_J_M2. La deuxième référence est le numéro de la ligne, en fonction des coupures déterminées. Ces références seront utilisées pour faire les liens entre les index alphabétiques et les relevés. Le fichier contient également une feuille contenant les relevés mis en forme pour une impression, si l'option Oui a été indiquée au départ sur l'onglet "Options" du fichier Donnees version 10-2004.xls. Cette feuille a pour nom le mnémonique de la commune, suivi de " _IMP ". Si vous voulez une édition papier, c’est cette feuille qu’il faudra imprimer au format A4 horizontal. On trouve également le fichier de départ éclaté en fonction du nombre de lignes choisi au départ. Si on avait choisit 150 lignes pour un fichier de 1500 actes, on aura ainsi 15 feuilles. On trouve également pour les B, S, T une feuille " Alpha " pour l’index alphabétique, et pour les M et C une feuille " Mariés " et une feuille " Mariées ". Une feuille " Mères " contenant la liste des patronymes des mères est également générée. On peut constater l’avancement du programme en bas à gauche de l’écran. Une fois les feuilles ci-dessus générées, on ajoute les patronymes rencontrés dans le fichier Indexnom.xls et Indexmer.xls. La partie Excel est terminée.

  • Ajout d’un relevé
    •

    La différence par rapport à la création est que l’on propose la liste des paroisses, et après sélection de l’une d’entre elles, on sélectionne le type de relevé, on saisit le nom des personnes ayant réalisé le relevé et ayant informatisé. La suite est identique.

  • Suppression d’un relevé
    •

    Cette partie permet de supprimer un type de relevé pour une paroisse ayant déjà plus d’un type. Toute référence par rapport à la paroisse sélectionnée et au type voulu sera supprimée, ainsi que dans les fichiers Indexnom.xls et Indexmer.xls.

  • Suppression d’une paroisse
    •

    Cette partie supprime tous les relevés d’une paroisse, ainsi que toute référence à cette paroisse. Seuls les fichiers dans le répertoire ORIGINE ne sont pas supprimés. Attention, il faut supprimer le dossier HTML de cette commune manuellement, si vous l'avez déjà généré.

    La partie HTML :

    Une fois la partie Excel terminée, on peut générer les fichiers HTML de la paroisse. Ce module se décompose en trois parties, dont les deux premières peuvent être confondues suivant certains critères.

  • Génération d’une paroisse ayant un seul type de relevé
    •

    En cliquant sur le bouton HTML de la feuille Données, on lance le module de création des fichiers HTML. Attention, le chemin par défaut des répertoires n’est plus demandé, celui pris en compte est celui donné sur l'onglet "Options" du fichier Donnees version 10-2004.xls. Un menu propose ensuite de sélectionner la paroisse à traiter. Si cette paroisse vient juste d’être créée, elle n’est pas classée par ordre alphabétique mais se trouve au bas de la liste. Par contre un classement alphabétique de la liste des paroisses est effectué à la fin de la création des pages HTML d’une paroisse. Ce classement est fait sur le nom de commune, et non pas sur le nom de paroisse.

    Le programme convertit ensuite au format HTML les relevés de la paroisse, l’index des patronymes et les patronymes de cette paroisse, génère la page de menu de la paroisse, la page de présentation et l’index des communes. Le programme demande ensuite si on désire régénérer l’index des patronymes et mères. (voir chapitre correspondant ci-dessous).

  • Génération d’une paroisse ayant plusieurs types de relevé
    •

    La différence par rapport à la partie précédente est seulement la question de création du menu de la paroisse qui est posée. En effet, si on a plusieurs types de relevés, il faut d’abord créer les feuilles de relevés en HTML pour tous les types et ne créer qu’une seule fois le menu de la paroisse ainsi que l’index des communes. C’est un petit gain de temps.

  • La page de présentation de la commune
    •

    Si le nom HTML est renseigné en colonne G de la feuille Données, on génère un lien vers le nom du fichier considéré. Ce fichier est localisé dans le répertoire HTML de la commune, ce répertoire a pour nom les 4 premières lettres de la commune (colonne B de la feuille Données), et est dans les répertoires cgd_html\communes\ . C’est un fichier créé automatiquement, mais il peut contenir ce que vous désirez, par exemple le descriptif du relevé (les mentions particulières, pas de registre de telle année à telle année, pages déchirées, registre relié dans le désordre …), mais également un descriptif de la paroisse (historique, géographique, …). Par contre, vu qu'il est créé automatiquement, il vous faut partir de ce fichier present.htm créé par défaut, et le modifier ensuite, en veillant à le sauvegarder sous un nom (voire un répertoire) différent, car à la prochaine génération du HTML, il sera écrasé. 

  • Génération du menu de la paroisse
    •

    Le menu de la paroisse donne accès aux différentes plages des relevés, ainsi qu’aux index alphabétiques des patronymes et des patronymes des mères pour cette paroisse. Cette partie est générée normalement après la création d’une paroisse. Si pour une paroisse ayant plusieurs types de relevés, vous n’avez pas créé ce menu, il faudra relancer la génération d’un type de relevé et valider la création de l’index pour cette commune.

  • Génération de l’index des communes
    •

    L’index des communes est généré automatiquement après la création de l’index d’une paroisse. Il est créé à partir de la liste des noms de paroisse de la feuille Données. Deux feuilles d’index sont générées, une contenant tous les liens valides a pour nom communes.htm, l’autre communsl.htm dont le seul lien valide est le retour vers la page d’accueil. Cette deuxième page permet la publication sur Internet de la liste des paroisses informatisés (pour info par exemple).

  • Génération des index patronymiques et patronymiques des mères
    •

    La génération des index est effectuée soit à la suite de la création ou de la modification d’une paroisse, ou par action sur le bouton " Index Patro HTML ". A partir des fichiers Indexnom.xls et Indexmer.xls, on crée les fichiers HTML. Un premier découpage naturel est l’alphabet, on trouve ainsi 27 feuilles, de A à Z + la lettre ? (ou 0 afin d’accepter ce nom de fichier). Comme pour certaines lettre, on atteint facilement un nombre assez élevé de patronymes, une coupure en plusieurs fichiers s’effectue. On a d’abord une séparation sur la deuxième lettre de chaque patronyme, puis si le nombre de même lettres est toujours élevé (BA…. par exemple, on va scinder en fichier d’une longueur maximum de 500 patronymes (soit un temps de chargement 2s environ). Dans les répertoires alpha et meres, on va donc trouver la première référence pour la lettre B dans le fichier b.htm, ensuite on trouve les autres lettres dans les fichiers b2.htm, b3.htm, … . Il n’y a pas de b0 ni de b1. Un index des premières lettres est affiché en début et fin du tableau des patronymes, ainsi qu’un index des deuxièmes lettres, avec éventuellement l’index des découpages de cette deuxième lettre. Vous ne verrez apparaître ceci qu’avec un volume suffisant de données.

    Deux fichiers d’index sont générés automatiquement, il s’agit de indexnom.htm et indexmer.htm, ceux–ci comportent le nombre de patronymes par lettre.

  • Génération de la liste simplifiée des patronymes
    •

    La génération de cette liste est une procédure à part, pour laquelle le fichier Donnees version 10-2004.xls n’est pas utilisé. Il faut ouvrir le fichier Patronym.xls contenu dans le répertoire XLS, puis cliquer sur le bouton " Génération de la liste patronymique Excel et HTML ". Les fichiers Excel et HTML sont alors générés. Le programme utilise le fichier Indexnom.xls, il faut donc veiller à avoir renseigné le chemin du répertoire dans la cellule H4. Il faut répondre OK pour la suppression des feuilles Excel au début du programme. Cette liste donne les patronymes rencontrés, avec le nombre de paroisses ou on les trouve, et le nombre par type d’acte. Les fichiers HTML générés se trouvent dans le répertoire cgd_html/patronym 

  • L’archivage et la publication des données générées

    L’archivage du répertoire XLS est nécessaire afin de sauvegarder valablement vos données, je considère à l’heure actuelle la gravure d’un CD-ROM ou d'un DVD comme la meilleure alternative, en terme de coût et de capacité.

    L’archivage du répertoire cgd_html est également nécessaire ; c’est ce dossier qui est utilisé pour la mise à jour de nos différents postes de consultation. Un transfert complet du dossier sur le disque dur est la seule opération à réaliser, avec suppression de l’ancien dossier.

  • Quelques conseils supplémentaires

    En premier lieu, lisez entièrement cette documentation, afin de comprendre les principes utilisés.

    N’oubliez jamais de sauvegarder le fichier Donnees version 10-2004.xls, sinon il ne sera plus en phase avec les fichiers d’index et les fichiers générés.

    Ce programme n’est sûrement pas exempt de défauts, mais je n’ai mis aucun verrouillage, vous pouvez le modifier à votre gré.

    Ce programme a été conçu essentiellement pour les associations, je suis parti du constat que celles-ci se tournaient parfois vers des serveurs Minitel parce qu’ils n’avaient pas d’informaticien pour leur proposer un programme, et que les entreprises (3617 et autres ...) leur enlevaient le soucis de la mise en forme. Un particulier peut bien sûr utiliser ce programme, les index alphabétiques amenant de la facilité d'utilisation par rapport à la manipulation d'un tableur, pour quelqu'un qui n'est pas trop branché informatique.

  • Installation et lancement du programme

    Pour l’installation du programme, voici la procédure à suivre :

    Téléchargez les fichiers. Ceux-ci sont au format Zip. J’ai utilisé la version 8 WinZip, celle-ci respecte l’architecture des dossiers lors de la décompression. Il y a 2 fichiers à télécharger, les modèles de relevés (Modeles de saisie Excel et Works et explications.zip - 40 Ko), et le programme au format Excel 97 (releve2004.zip – 480 Ko).

    Vous trouverez également le programme GEDenXLS qui permet d'importer un fichier GEDCOM et de le convertir en modèle de relevé, avec un filtre de sélection par lieu de naissance, mariage ou décès (GedenXls2004.zip - 127 Ko).

    Décompressez les fichiers à la racine du disque C, le programme fonctionnera normalement sans avoir besoin de modifier quoi que ce soit.
    Ouvrir le fichier Donnees version 10-2004.xls avec Excel. Ce fichier se trouve dans le répertoire XLS, sous le répertoire releve2004
    Vous pouvez modifier l'abréviation et le nom du Centre Généalogique dans l'onglet Options. Si vous avez placé le programme dans un autre répertoire ou sur un disque différent de C, il faut modifier ces références dans la cellule B5.
    Cliquer sur le bouton "Nouveau travail" de l'onglet Données
    Confirmer le chemin d'accès si c'est OK
    Valider "Nouvelle paroisse"
    Entrez le nom d'une paroisse (tapez TOTO par exemple)
    Entrez un code INSEE (ou laissez tel quel)
    Entrez un code postal (idem)
    Entrez un nom de Canton (tapez TARTENPION par exemple)
    Validez le nom de la commune proposé (TOTO)
    Validez ou supprimez le nom du fichier de présentation (present.htm)
    Donnez le type d'acte que l'on va traiter (M pour Mariages)
    Validez le nom du la personne qui a effectuez le relevé (ou mettez ce que vous voulez)
    Validez le nom du la personne qui a effectuez l'informatisation (ou mettez ce que vous voulez)
    Après avoir répondu OK au message "sélectionnez le fichier de départ", sélectionnez ESSAI.XLS
    Confirmer que c'est le bon fichier
    Validez le nombre de lignes par fichier (28 sont proposées, sinon je mets 150 pour les mariages)
    Confirmez que c'est ce que vous voulez, et que le dernier fichier a 28 lignes.
    Au bout de 30s, vous obtenez le message comme quoi c'est fini.
    Cliquez sur le bouton HTML
    Dans la liste proposée, sélectionnez TOTO
    Après un peu de travail, il vous propose de regénérer les index patronymes et mères, cliquez OK
    Au bout de quelques instants, vous avez le message "C'est fini"
    Dans le répertoire cgd_html, cliquez sur un des fichiers .htm, vous pouvez vous balader dans la commune que vous venez de créer.

    Le lien vers la liste patronymique ne fonctionne pas encore, car il faut exécuter le programme Patronym.xls. Après avoir renseigné correctement la cellule H4, cliquer sur "Génération de la liste patronymique Excel et HTML", confirmez la suppression des feuilles, et la liste patronymique sera crée en quelques secondes.

    Afin que vous puissiez visualiser rapidement ce que cela donne, j'ai pris en exemple une partie d'une commune, pour laquelle j'ai mis une petite trentaine de mariage dans le fichier ESSAI.XLS, sous le répertoire XLS. Cela vous permet de voir déjà les fichiers HTML. Il suffit lors de la première utilisation du programme, de supprimer ce relevé, cela prendra moins de 2 minutes.

    •
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    Dernière révision : 07/11/2004